Blog > Digital Workspaces > Gestão da mudança na adoção de novas ferramentas digitais

Vivemos hoje numa nova realidade digital, cada vez mais exigente e plena de desafios. Uma das maiores alterações dos últimos tempos foi a implementação de novos regimes de trabalho, aos quais as empresas tiveram de se ajustar rapidamente.

Procuramos adaptar-nos a um modelo de trabalho mais flexível, que nos permita estar em segurança no trabalho digital, onde quer que nos encontremos. A Cloud veio ajudar a lidar com esta transição, disponibilizando soluções versáteis para tornar o mundo laboral mais produtivo.

O desafio é que, na Cloud, a mudança é uma constante. Assim, para que as empresas e organizações possam tirar a máxima rentabilidade daquilo que estas soluções têm para oferecer, há que conseguir acompanhar o ritmo dessa mudança.

Porque é tão importante a Gestão da Adoção e da Mudança nas organizações?

A implementação de algo novo tem sempre algum impacto nas organizações. Para garantir uma maior adesão, com um mínimo de constrangimentos, é crucial proceder à adoção dessa novidade com uma gestão e planeamento adequados.

Só assim é possível garantir a integração da novidade junto dos seus colaboradores de uma forma mais transparente e menos impactante.

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Se as ferramentas que utilizamos estão em constante mudança, temos de conseguir acompanhar esse processo. Salientamos as principais vantagens de proceder a uma boa gestão da mudança:

  • Evitar que os seus colaboradores sejam apanhados desprevenidos por uma nova solução para a qual não foram preparados; 
  • Aproveitar em pleno os benefícios das novas soluções e ferramentas implementadas;
  • Ter acesso às mais recentes funcionalidades da Cloud para o seu negócio;
  • Beneficiar, em qualquer lugar, da segurança que a Cloud oferece;
  • Maximizar o valor do seu negócio.

4 Passos essenciais à Gestão da Mudança na sua organização

Para garantir que a gestão da mudança, na adoção de novas soluções ou ferramentas, decorre da melhor maneira possível, há 4 passos a ter em conta.

Estes 4 passos podem dividir-se em duas categorias: os 2 primeiros decorrem sem envolvimento dos colaboradores e, nos 2 seguintes, os colaboradores são envolvidos diretamente no processo.

4 Passos essenciais à Gestão da Mudança na sua organização

  • Análise

Nesta fase inicial, deve definir as pessoas a envolver no processo, gerar ideias e identificar cenários de utilização. 

Devem ser incluídos os stakeholders (pessoas cujo suporte é essencial para a qualidade da adopção da solução) e os champions (indivíduos capazes de dinamizar a adopção dentro das próprias equipas, em contexto de trabalho com os colegas). 

Na fase de Assessment, é fundamental reunir pessoas com conhecimento da nova tecnologia a implementar. Isto irá facilitar a sua adoção pelas equipas de trabalho e ajudar a contornar eventuais dificuldades.

  • Planeamento 

Todos os pontos idealizados na etapa anterior começam a ser concretizados aqui, na fase de planeamento. É este o momento de decidir o que comunicar, como comunicar, estabelecer prazos e métricas de sucesso.

Crie calendários e materiais de apoio para a divulgação da novidade e formação dos colaboradores para os capacitar da melhor maneira. 

A fase de planeamento é crucial, uma vez que a qualidade do plano vai refletir-se diretamente na qualidade da adopção. Assim, deve ser dedicado o tempo necessário a esta etapa para prevenir problemas posteriores. 

  • Execução 

Chegado o momento da execução, estando o plano construído com detalhe e cuidado, só tem de o seguir! Garanta uma comunicação e treino eficazes sempre que necessário e acompanhe os colaboradores ao longo do processo de implementação da novidade.

Na execução, recomendamos uma adoção faseada da nova solução, de forma a diluir eventuais problemas ao longo do tempo. Permitir que os grupos de trabalho se adaptem às novas ferramentas é importante neste passo.

  • Avaliação

Nesta etapa, deve recolher métricas para analisar o sucesso da adoção, de acordo com os Key Performance Indicators (KPIs) que tenha identificado nas fases anteriores.

A ideia é criar surveys, ou métodos de recolha de métricas, e com eles criar um conjunto de charts e dashboards que ajudem nas tomadas de decisão posteriores. Esta etapa é vital para determinar o que correu mal, o que correu bem  e onde podem ser feitas melhorias.

Adoção e Mudança com o Microsoft 365

O Microsoft 365 oferece diversas ferramentas que podem dar apoio às diferentes etapas da gestão da mudança. Apresentamos alguns exemplos de como esta plataforma de soluções pode ajudar no processo de gerir e lidar com a adopção e mudança:

  • Microsoft Forms

Para a fase de feedback, por exemplo, a recolha de métricas pode ser feita com a ajuda do Microsoft Forms. O próprio Office 365 alberga métodos de recolha de métricas que podem ser dinamizados. Diferentes gráficos são gerados automaticamente nos portais de administração das ferramentas da Cloud, no Office 365.

  • Microsoft Teams

O Microsoft Teams pode ser um bom recurso de comunicação, quer numa perspectiva de formação (através da criação de workshops, por exemplo), quer para disponibilizar recursos e APPs diretamente integrados no Teams, tais como:

    • BOTs para mediar o contacto entre os colaboradores e o helpdesk, facilitando a comunicação;
    • APPs, como a Champions Management Platform, para ajudar na gestão da comunidade de "campeões'' e gerar exercícios dinâmicos para os colaboradores.

  • Microsoft VIVA

Pode usar o VIVA Learning para formar e treinar os seus colaboradores em diversos temas.

  • Microsoft Sharepoint

Tire proveito do Sharepoint como um portal Intranet para dar formação e providenciar um espaço de comunicação da novidade mais eficaz, acessível e flexível.

Ameaças modernas exigem Soluções de Segurança atualizadas

Assim como a Cloud está em constante movimento, o mesmo acontece com os métodos e as pessoas com intenções maliciosas. Para que potenciais ciberataques sejam travados antes de se tornarem um problema, a Cloud tem de estar sempre em alerta através dos mais recentes métodos de segurança e proteção.

Os cuidados com a adoção e gestão da mudança em qualquer empresa ou organização, assumem um valor acrescido em termos de cibersegurança. Dotar os utilizadores de qualquer solução ou ferramenta na Cloud de vastos conhecimentos sobre o seu funcionamento é uma forma de garantirmos também a sua segurança. 

As soluções baseadas na Cloud proporcionam os melhores mecanismos de continuidade do seu negócio, como backups de dados ou failsafes, em caso de perda de trabalho feito.

Mecanismos de segurança de identidade também são assegurados na Cloud, como Multi-factor authentication (MFA), ou Conditional Access, que previnem a grande maioria dos ataques à identidade.

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Em suma, uma Cloud continuamente atualizada é uma Cloud mais capaz, mais segura e mais produtiva.

Se quer saber mais sobre soluções Cloud para novos modelos de trabalho e colaboração, ou se precisa de apoio na implementação de novas ferramentas na sua organização, a Axians pode ajudar. 

 

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Tiago Brito

Modern Work & Collaboration - Technical Consultant na Axians Portugal

  • Licenciatura em Biologia da Conservação e Mestrado em Ciência Cognitiva pela Universidade de Lisboa
  • Trabalhos focados em projectos técnicos e de adopção de soluções tecnológicas e Office 365.
  • Prestador de inúmeras formações, workshops e soluções focadas nas variadíssimas workloads da Cloud.
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