Blog > Others > Soluções para otimizar tarefas dos trabalhadores de campo

Há uma característica diferenciadora que distingue os “frontline workers” (ou trabalhadores de campo): a natureza das suas tarefas não lhes permite trabalhar sempre atrás de uma secretária, dentro do escritório. 

Estes são os trabalhadores que circulam em permanência no terreno, podendo exercer funções na rua, numa fábrica, loja, armazém ou noutros locais. Como tal, as suas necessidades laborais aportam desafios operacionais a 3 níveis principais:

  1. Comunicação - É mais difícil para os frontline workers comunicarem com a organização;
  2. Alocação de pessoas - A gestão da alocação das equipas (desde o planeamento das escalas até ao processamento dos salários) é mais complexa nestes trabalhadores;
  3. Automação de tarefas rotineiras - Proporcionar um aumento da produtividade reduzindo o número de tarefas rotineiras dos frontline workers pode ser desafiante. 

 

A visão tecnológica de base é a plataforma de experiência dos colaboradores. Com algumas adaptações e “peças extra”, é possível dar resposta às exigências específicas dos trabalhadores de campo.

3 Desafios da integração dos trabalhadores de campo nas plataformas de colaboração

  1. Comunicação

Nos 2 últimos anos, os trabalhadores de backoffice perceberam que é possível continuar a desempenhar tarefas, entregando resultados, mesmo em modelos de colaboração remotos ou híbridos, mas nem todos podem trabalhar nestes regimes. 

Os frontline workers, que continuaram a trabalhar nos seus espaços normais (na fábrica, na loja, no hospital, no armazém ou na rua), perceberam que a comunicação pode (e deve) ser reforçada. 

  • A importância da digitalização para a comunicação

Hoje, tanto a nível do suporte como das operações, estamos todos cada vez mais conectados e digitais. É esta maior atenção às dinâmicas internas que potencia melhores níveis de comunicação em todas as atividades.

Ninguém melhor do que as pessoas da linha da frente, os trabalhadores de campo, que vivem de facto a “operação real”, para fornecer insights das atividades e processos que correm menos bem e que, portanto, devem rapidamente ser alterados ou ajustados.

É, por isso, importantíssimo criar canais internos simples, descentralizados e desburocratizados, que promovam a inteligência coletiva das organizações e a gestão dos dados recolhidos. Tal aumentará os níveis de criatividade, otimização, automação e inovação da empresa, alavancando a estratégia para novos patamares de diferenciação competitiva.

Há que disponibilizar plataformas digitais acessíveis a todos sem excepção, incluindo, obviamente, os frontline workers, a todo o momento e em qualquer lugar. É o conhecimento profundo das operações destes colaboradores que permite elevar a eficiência e a qualidade dos serviços prestados.

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    2.  Alocação de pessoas

Muitas das tarefas dos trabalhadores de campo têm de ser realizadas ciclicamente e com recurso a mobilidade interna e muita flexibilidade. As soluções de WFM da SISQUAL permitem dar resposta também às necessidades destes profissionais, nos diferentes processos da gestão e alocação de pessoas

A SISQUAL fornece soluções para planear, otimizar e dar visibilidade a toda a organização sobre a sua operação, em qualquer momento, desde o colaborador à chefia de topo. 

 

As Soluções SISQUAL que dão resposta aos frontline workers

  • APP SISQUAL  

Esta APP centraliza informação essencial num só local e acompanha o colaborador em todas as fases do seu  dia, onde quer que esteja. Permite a comunicação com chefias e departamentos, de forma  ágil e efetiva. Esta solução desmaterializa todos os processos referentes a pedidos de férias, ausências e justificações, trocas de turnos e outros...

  •  Smart Clocking

A funcionalidade Smart Clocking da APP SISQUAL atende especificamente às necessidades dos frontline workers. Permite efetuar registos de assiduidade com diferentes categorias:

    • Registos de assiduidade individuais associados a diferentes centros de custo;
    • Registos de assiduidade individuais associados a diferentes equipas ou projetos;

É também possível:

    • Visualizar as coordenadas GPS dos registos de assiduidade em serviço externo;
    • Gerar relatórios sobre os diferentes registos, diferenciando o que é assiduidade (carga horária programada) e os registos mais granulares da localização (ou da equipa) a que estão associados  ao longo de um dia de trabalho.

 

  • Tasks 

Esta opção da SISQUAL permite ao colaborador de campo:

    • Registar tarefas externas planeadas;
    • Dar feedback do tempo real despendido em cada tarefa.

Desta forma, é mais fácil (tanto para a organização como para o trabalhador) validar se o planeamento está correto ou se é necessário ajustá-lo.

  • Open Shifts

O sistema permite comunicar de forma proativa com os frontline workers sempre que necessário. 

Uma vez inseridas as principais competências e responsabilidades de cada colaborador, é possível contactá-los através da APP em situações de necessidade por picos de produtividade. 

Esta funcionalidade permite aos colaboradores de campo:

    • Candidatarem-se a um determinado dia ou turno previamente identificado pela organização;
    • Solicitar trocas de turnos ou dias entre colegas, com aprovação imediata da chefia;
    • Aceder a qualquer atualização em tempo real. 

Tenha acesso a toda a informação com a integração SISQUAL /Microsoft Teams /Shifts.

Se a sua empresa já trabalha com o Office 365, pode utilizar a APP Shifts do MS Teams que integra com as soluções SISQUAL. Assim, poderá consultar horários e planos de trabalho por colaborador através desta ferramenta do Office, de um modo simples e prático.  

                   3. Automação de tarefas rotineiras

Em princípio, tudo o que é repetitivo é automatizável. Todo o tempo que um trabalhador de campo passa a desempenhar tarefas repetitivas, é tempo que não pode dedicar às suas tarefas de alto valor. 

A Microsoft Power Platform tem já uma posição muito importante na hiper-automação, ocupando a posição de líder em quatro quadrantes Gartner/ Forrester referentes a esta área. As suas soluções de aplicações low-code, Robots de automação, Inteligência artificial e conectores de integração permitem endereçar todos os desafios de automação.

O Power Automate é o centro da automação da Microsoft Power Platform. É o robot que executa todas as tarefas seguindo cuidadosamente o processo que foi desenhado.

 

Vejamos alguns exemplos de tarefas rotineiras dos frontline workers:

  •  Exemplo 1 - vendedores no terreno 

Um vendedor precisa, quase sempre, de passar muito tempo a preencher formulários de contratos no seu PC. Depois, tem ainda que os imprimir, recolher assinaturas em papel, digitalizar os documentos assinados e enviar para aprovação, o que implica tempos de espera. 

Este processo pode ser iniciado num tablet. O vendedor só precisa de selecionar o cliente e descrever a encomenda. A criação do documento do contrato, fluxo de aprovação e envio para o cliente é automático. A assinatura pode ser recolhida no tablet ou integrada com a chave móvel digital.

O mesmo vendedor precisa também de reportar as despesas feitas.

A digitalização destas pode ser tão simples quanto fotografar a fatura com o telefone. A leitura do valor, data e NIF é feita automaticamente com recurso a inteligência artificial, tal como a criação do relatório na ferramenta existente. 

  • Exemplo 2 - relatórios de incidentes

A tarefa de relatar incidentes que ocorram em fábricas, aeroportos ou mesmo na rua é muitas vezes da responsabilidade de quem trabalha no local.. que têm que preencher um formulário em papel, ou eventualmente fazê-lo online, mas só quando tiverem acesso a um PC. Os incidentes reportados são recebidos por uma equipa de suporte que os qualifica e trata da sua resolução.

O trabalhador tem que interromper a sua atividade normal para relatar o incidente e o processo é frequentemente ineficiente porque envolve várias equipas e aplicações.

O ideal será ter uma aplicação de simples utilização em equipamentos móveis disponíveis no local onde rapidamente se regista o incidente, O recurso à câmara e à geo-localização agiliza o preenchimento. 

Os fluxos de aprovação são automáticos e também a comunicação com as equipas de resolução de incidentes. Até a alocação das pessoas e a calendarização podem ser automatizadas.

  • Exemplo 3 - realização de inventários

A realização dos inventários é uma tarefa morosa mas obrigatória em todo o tipo de lojas e armazéns. 

O inventário começa geralmente por ser feito em papel. As contagens são depois passadas manualmente para o Excel, ou para o sistema de gestão de stocks. Cada uma destas etapas envolve um grande risco de falhas. 

Para este processo pode ser usada a câmara do dispositivo para detetar e contar automaticamente os produtos (através de códigos QR,  códigos de barras ou deteção por visão inteligente), o Power Automate recebe a informação e introduz automaticamente no ERP existente.

 

Nos 3 exemplos descritos, e em muitos outros, facilmente se percebe o enorme potencial de ganho de produtividade se as tarefas rotineiras forem desempenhadas por robots virtuais. É neste tipo de trabalhadores que reside a grande oportunidade da transformação digital. Porque desempenham os processos mais críticos e porque, paradoxalmente, são os que têm ainda menos acesso à tecnologia.

 

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Nuno Ricardo

Modern Work & Collaboration - Business Development Manager na Axians Portugal

  • Licenciado em Gestão de Empresas pelo ISCTE
  • Desde 2004, que trabalha em vendas e Marketing de soluções Microsoft
  • Participou em projetos tecnológicos com tecnologia Microsoft nas maiores empresas portuguesas
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