Vivemos hoje numa nova realidade digital, cada vez mais exigente e plena de desafios. Uma das maiores alterações dos últimos tempos foi a implementação de novos regimes de trabalho, aos quais as empresas tiveram de se ajustar rapidamente.
Procuramos adaptar-nos a um modelo de trabalho mais flexível, que nos permita estar em segurança no trabalho digital, onde quer que nos encontremos. A Cloud veio ajudar a lidar com esta transição, disponibilizando soluções versáteis para tornar o mundo laboral mais produtivo.
O desafio é que, na Cloud, a importância da mudança organizacional é uma constante. Assim, para que as empresas e organizações possam tirar a máxima rentabilidade daquilo que estas soluções têm para oferecer, há que conseguir acompanhar o ritmo dessa mudança.
A implementação de algo novo tem sempre algum impacto nas organizações. Para garantir uma maior adesão, com um mínimo de constrangimentos, é crucial proceder à adoção dessa novidade com uma gestão e planeamento adequados.
Só assim é possível garantir a integração da novidade junto dos seus colaboradores de uma forma mais transparente e menos impactante.
Se as ferramentas que utilizamos estão em constante mudança, temos de conseguir acompanhar esse processo. Salientamos as principais vantagens de proceder a uma boa gestão da mudança:
Para garantir que a gestão da mudança organizacional, na adoção de novas soluções ou ferramentas, decorre da melhor maneira possível, há 4 passos a ter em conta.
Estes 4 passos podem dividir-se em duas categorias: os 2 primeiros decorrem sem envolvimento dos colaboradores e, nos 2 seguintes, os colaboradores são envolvidos diretamente no processo.
Nesta fase inicial, deve definir as pessoas a envolver no processo, gerar ideias e identificar cenários de utilização.
Devem ser incluídos os stakeholders (pessoas cujo suporte é essencial para a qualidade da adopção da solução) e os champions (indivíduos capazes de dinamizar a adopção dentro das próprias equipas, em contexto de trabalho com os colegas).
Na fase de Assessment, é fundamental reunir pessoas com conhecimento da nova tecnologia a implementar. Isto irá facilitar a sua adoção pelas equipas de trabalho e ajudar a contornar eventuais dificuldades.
Todos os pontos idealizados na etapa anterior começam a ser concretizados aqui, na fase de planeamento. É este o momento de decidir o que comunicar, como comunicar, estabelecer prazos e métricas de sucesso.
Crie calendários e materiais de apoio para a divulgação da novidade e formação dos colaboradores para os capacitar da melhor maneira.
A fase de planeamento é crucial, uma vez que a qualidade do plano vai refletir-se diretamente na qualidade da adopção. Assim, deve ser dedicado o tempo necessário a esta etapa para prevenir problemas posteriores.
Chegado o momento da execução, estando o plano construído com detalhe e cuidado, só tem de o seguir! Garanta uma comunicação e treino eficazes sempre que necessário e acompanhe os colaboradores ao longo do processo de implementação da novidade.
Na execução, recomendamos uma adoção faseada da nova solução, de forma a diluir eventuais problemas ao longo do tempo. Permitir que os grupos de trabalho se adaptem às novas ferramentas é importante neste passo.
Nesta etapa, deve recolher métricas para analisar o sucesso da adoção, de acordo com os Key Performance Indicators (KPIs) que tenha identificado nas fases anteriores.
A ideia é criar surveys, ou métodos de recolha de métricas, e com eles criar um conjunto de charts e dashboards que ajudem nas tomadas de decisão posteriores. Esta etapa é vital para determinar o que correu mal, o que correu bem e onde podem ser feitas melhorias.
O Microsoft 365 oferece diversas ferramentas que podem dar apoio às diferentes etapas da gestão da mudança organizacional. Apresentamos alguns exemplos de como esta plataforma de soluções pode ajudar no processo de gerir e lidar com a adopção e mudança:
Para a fase de feedback, por exemplo, a recolha de métricas pode ser feita com a ajuda do Microsoft Forms. O próprio Office 365 alberga métodos de recolha de métricas que podem ser dinamizados. Diferentes gráficos são gerados automaticamente nos portais de administração das ferramentas da Cloud, no Office 365.
O Microsoft Teams pode ser um bom recurso de comunicação, quer numa perspectiva de formação (através da criação de workshops, por exemplo), quer para disponibilizar recursos e APPs diretamente integrados no Teams, tais como:
Pode usar o VIVA Learning para formar e treinar os seus colaboradores em diversos temas.
Tire proveito do Sharepoint como um portal Intranet para dar formação e providenciar um espaço de comunicação da novidade mais eficaz, acessível e flexível.
Assim como a Cloud está em constante movimento, o mesmo acontece com os métodos e as pessoas com intenções maliciosas. Para que potenciais ciberataques sejam travados antes de se tornarem um problema, a Cloud tem de estar sempre em alerta através dos mais recentes métodos de segurança e proteção.
Os cuidados com a adoção e gestão da mudança em qualquer empresa ou organização, assumem um valor acrescido em termos de cibersegurança. Dotar os utilizadores de qualquer solução ou ferramenta na Cloud de vastos conhecimentos sobre o seu funcionamento é uma forma de garantirmos também a sua segurança.
As soluções baseadas na Cloud proporcionam os melhores mecanismos de continuidade do seu negócio, como backups de dados ou failsafes, em caso de perda de trabalho feito.
Mecanismos de segurança de identidade também são assegurados na Cloud, como Multi-factor authentication (MFA), ou Conditional Access, que previnem a grande maioria dos ataques à identidade.
Em suma, uma Cloud continuamente atualizada é uma Cloud mais capaz, mais segura e mais produtiva.
Se quer saber mais sobre soluções Cloud para novos modelos de trabalho e colaboração, ou se precisa de apoio na implementação de novas ferramentas na sua organização, a Axians pode ajudar.